17. Februar 2021

Die digitalisierte Organisation: ein ganzheitlicher Ansatz

fussgruss

Strategy // Soll bei einer ganzheitlich digitalisierten Unternehmung auch das Händeschütteln digitalisiert werden? Corona zeigt, wie schnell Unternehmen vor bisher unbekannte Herausforderungen gestellt werden können. Viele Prozesse sind digitalisiert, aber werden sie auch von den Mitarbeitenden getragen?

Digitalisierte Prozesse – check. War das schon alles?
Bedeutet es lediglich, verstaubte Aktenordner digitalisiert ins Mail-Archiv zu befördern? Oder die Kaffeeküche mit einer virtuellen Kollaborationsplattform zu ersetzen? Digitale Transformation hat allein mit der Einführung digitaler Tools noch nicht stattgefunden. Denn Veränderungsprozesse, die durch den technologischen Fortschritt erforderlich erscheinen, sind viel umfassender. So veranschaulicht die aktuelle Covid-19-Pandemie exemplarisch, wie bedeutend der Druck von aussen als Katalysator für digitalisierte Prozesse wirkt. Durch den besonders starken Ausschlag des digitalen Pendels zeigen sich auch die Grenzen der Digitalisierung. Denn nicht nur die persönlichen Austauschmöglichkeiten sind verringert, sondern auch die physische Nähe mit Gesprächspartnern bleibt aus, wozu auch das in der Schweiz wichtige Händeschütteln gehört: Dies alles hat eine fehlende soziale Nähe aller Stakeholder zur Folge. Die Frage ist, wie geht man mit den unerwarteten Entwicklungen um und was bedeutet das für den Unternehmenserfolg?

Digitale Transformation – wo wird investiert?
Die Kassen der Unternehmen für die Digitalisierung sind seit Jahren prall gefüllt. Oft aber liegen die Budgets allein in der IT-Abteilung. Auch wenn die Massnahmen für eine digitale Transformation auf den ersten Blick technologiegetrieben sind, so adressieren sie zumeist eher weiche Faktoren. In einer Studie von Etventure zur digitalen Transformation in Deutschland aus dem Jahr 2019 zählen die befragten Grossunternehmen die folgenden Faktoren zu ihren Topprioritäten: Flexibilisierung von Arbeitsformen (76 Prozent), die Etablierung einer Fehler- und Scheiterkultur (72 Prozent) und Weiterbildungsprogramme für Mitarbeitende zur Vermittlung digitalen Know-hows und agiler Methoden (71 Prozent).

Transformation. Jetzt. – Wie kommt man dorthin?
Aus unserer Erfahrung ist eine Digitalisierungsstrategie ein wichtiger erster Schritt. Um sich als Unternehmen ganzheitlich zu transformieren, muss die Stategie in vier Bereichen verankert werden: IT, Prozesse, Organisation und Mitarbeitende. Digitalisierung in IT und Prozesse sind bestens ausgeleuchtet. Nehmen wir die Sicht des Mitarbeitenden ein und fokussieren uns auf nützliche Faktoren für Organisation und Mitarbeitenden:

  1. Steigender Kundenfokus erfordert erhöhte Geschwindigkeit und Nähe zum Kunden. Kurze Abstimmungszyklen und schnelle Entscheidungsprozesse sind nötig. Organisationskonzepte mit starkem Fokus auf Selbstorganisation, flachere Hierarchien und agile Methoden begünstigen kundenzentriertes Arbeiten. 
     
  2. Ein interdisziplinärer und fluider Ansatz zur Zusammensetzung von Teams mit projektspezifisch optimierten Kompetenzsettings bildet ein Erfolgsmerkmal, um bestmögliche Ergebnisse liefern zu können.
     
  3. Die Verschiebung von Sachbearbeitern zu Wissensarbeitern kann als intellektuelle Stimulierung aufgefasst werden, da mehr Denkarbeit als Motivationsquelle dienen kann. Als Kehrseite kann diese Anforderung jedoch auch Stress hervorrufen.
     
  4. Eine hohe Marktdynamik führt auch zu neuen Forderungen der Mitarbeitenden. Ein Beispiel dafür sind sogenannte «I-Deals», also individuelle Aushandlungen von Arbeitsbedingungen und vermehrte Mitgestaltungsmöglichkeiten.
     
  5. Im Kontext digitalisierter Zusammenarbeit sind auch Auswirkungen auf die psychische Gesundheit nicht zu vernachlässigen. So entsteht eine geteilte Verantwortung seitens der Organisation und der Mitarbeiternden selbst, die Arbeit so zu gestalten, dass eine ausreichende Balance zwischen Job und Privatleben gewährleistet bleibt.

Die genannten Ausführungen sind als Beispiele und nicht abschliessend zu verstehen. Die gute Nachricht: Die aufgeführten Entwicklungen können durch gezielte Massnahmen gefördert werden. Viel schwieriger erscheint ein zentraler Hebel für eine digitale Transformation, welcher jedoch nur bedingt an der Oberfläche sichtbar ist: die Unternehmenskultur.

Unternehmenskultur – mit Stabilität, aber ohne Stillstand.
Das Verständnis von Digitalisierung weg vom reinen Technologiewandel hin zum Kulturwandel stösst allmählich auf mehr Resonanz. Es gibt jedoch nicht die eine allgemeingültige Antwort, für die Etablierung einer modernen Arbeitswelt 4.0. Dies gilt besonders in sogenannten VUKA-Zeiten, was für Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität steht. Mögliche Ansatzpunkte bietet eine unternehmensspezifische Erstellung von Spielregeln für die Zusammenarbeit (z. B. Art der Kommunikation und Kollaboration), der Etablierung einer Lernkultur (z. B. Fehler sind Teil des Trainingsbudgets), einer klaren Unternehmensvision bei gleichzeitiger Offenheit für den Weg sowie eine kontinuierliche, wertebasierte Weiterentwicklung der Kultur (z. B. Vertrauen und Transparenz). Eine Kultur wird von allen Mitarbeitenden getragen, jedoch entscheidend vom Management geprägt – diese nehmen daher eine unabdingbare Vorbildfunktion ein.

Plädoyer: Ganzheitlichkeit – same same, but different.
Kundenzentrierung beginnt von innen. Die digitale Transformation sollte entsprechend nicht nur rein marktgetrieben sein, sondern muss auch die Mitarbeitenden in den Fokus rücken. Trotz ähnlicher Herausforderungen für Unternehmen gibt es keine Pauschalrezepte. Vielmehr gilt es, mit Mut seinen eigenen Weg als Firma zu finden und zu gehen. Dabei ist ein verantwortungsvoller Umgang mit neuen Technologien und den Mitarbeitenden zentral. Eine ganzheitliche Herangehensweise ebnet dabei nicht nur den Weg für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen, sondern stellt auch die Weichen für eine bewusste, ethischmoralisch und damit nachhaltige Gestaltung unserer Arbeitsund Lebenswelten. Wir begleiten viele Transformationen in diversen Branchen mit verschiedenen Kulturen. Dabei entdecken auch wir immer wieder spannende neue Wege. Wie organisieren Sie in diesen Zeiten das Händeschütteln? Vielleicht sollten wir dafür gemeinsam eine individuelle Lösung entwickeln.


Dr. Aylin Ispaylar
Dr. Aylin Ispaylar

Die Expertise von Aylin Ispaylar liegt im Bereich Organisationsentwicklung, Arbeitspsychologie und Gestaltung neuer Arbeitswelten, die sich als Anforderungen aus dem technologischen Wandel ergeben.