«Dank RPA haben Mitarbeitende mehr Zeit für die wirklich wichtigen Arbeiten»

Was ist eigentlich ein Hackathon? Hackathons sind Veranstaltungen, an denen kollaborative Teams aus Soft- und Hardware Engineers eine Lösung für ein gegebenes Problem finden. Gerade in der Automation Community sind solche Hackathons inzwischen gang und gäbe und haben sich als leistungsfähiges Ins­trument etabliert, um Innovationen voranzutreiben, Kreati­vität und Kollaboration zu fördern und neue Technologien von allen Mitarbeitenden testen zu lassen.

Welchen Nutzen bringt ein Hackathon zum Thema Automation einem Kunden? Hackathons können Unternehmen in vielerlei Hinsicht einen Mehrwert bieten: Es geht darum, effizient und effektiv Unternehmensziele zu erreichen, das Bewusstsein und die Akzeptanz der Automatisierung von Prozessen und Anwendungen zu fördern und interne Ressourcen zu qualifizieren, um die Automation Skills auszubauen. Konkret lernen unsere Kunden, den Wert der verschiedenen Bereiche der Automation – RPA, Process & Task Mining, KI-Software-Roboter – zu erkennen und zu nutzen.

Und warum ist RPA für den öffentlichen Sektor besonders interessant? Dank RPA und KI verbringen Mitarbeitende weniger Zeit mit der Bearbeitung von repetitiven administrativen Arbeiten und haben so mehr Zeit für Arbeit, die analytisches oder konzeptionelles Denken erfordert. Verwaltungen und andere öffentliche Institutionen aller Grössen müssen ein besseres Gleichgewicht zwischen Budget- und Personalknappheit und den Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger finden, während sie gleichzeitig mit einer alternden Belegschaft, einer isolierten Infrastruktur und Sicherheitsbedrohungen konfrontiert sind. Initiativen zur digitalen Transformation des öffentlichen Sektors versuchen schon seit einiger Zeit, diese Herausforderungen zu bewältigen. Gemäss der jüngsten Studie der EU-Kommission sind in der Schweiz immer noch 66 Prozent der bürgerbezogenen Basisdienste papiergestützt. Diese administrative Last hindert die Mitarbeitenden, ihre Zeit, Energie und Kreativität in die strategische Arbeit und den direkten Bürgerkontakt zu stecken. Sowohl im Vergleich zu anderen EU-Staaten wie Deutschland und Österreich, aber auch zum privaten Sektor besteht für die Schweiz teilweise noch viel Verbesserungspotenzial.

Sie sprachen die alternde Belegschaft an. Ein generelles Problem? Wie andere westliche Staaten auch hat die Schweiz mit der Überalterung der Gesellschaft eine grosse demografische Herausforderung zu bewältigen. Seit Beginn von Covid-19 haben viele Behörden Hachathons mit UiPath durchgeführt, um die vorhandenen Ressourcen bereits jetzt effizienter einzusetzen. Unsere RPA-Plattform kann in Zukunft einen Teil dazu beitragen, den zunehmenden Personalmangel aufzufangen und den öffentlichen Sektor unterstützen, mehr und bessere Leistungen für die Bürgerinnen und Bürger zu erbringen.

Ok, aber Hackathons sind doch Events für Software Engineers, für Techies. Wie soll das mit Nicht-Hackern funktionieren? Es gibt zwei mögliche Ansätze: Entweder automatisieren alle Teilnehmenden denselben Prozess, der sowohl vom Kunden als auch von uns ausgewählt wurde. Oder wir qualifizieren mit den Mitarbeitenden ihre individuelle Automationsidee, und jeder baut einen eigenen Software-Roboter. Die Zeit für eine Automatisierung resp. das Coaching beträgt je nach Fall zwischen vier und sechs Stunden. Die Lösung, die alle beschriebenen Funktionalitäten am besten erfüllt, gewinnt. Die einzelnen Developers oder Teams haben dann insgesamt einen Monat Zeit, die Prozessautomatisierungen zu erstellen. Voraussetzung ist, dass alle Teilnehmenden den grundlegenden, kostenlosen Studio/StudioX-Schulungspfad in der UiPath Academy absolvieren. Ein Hackathon mit UiPath und ti&m ist eine Investition, um der Automation Community neue Mit­gliederinnen und Mitglieder zuzuführen und sie in den unendlich vielen Möglichkeiten von Automation und KI auszubilden und zu begeistern.

Eine HR- oder Marketing-Expertin, die sich an der Softwareentwicklung beteiligt? Wollen die Kunden die Softwareentwicklung nicht lieber in der Hand von Profis behalten? Die Teilnehmenden unserer
Hackathons werden gemäss ihres IT-Wissens in verschiedene Gruppen eingeteilt. Einen Software-Roboter zu bauen ist das Ziel der am weitesten fortgeschrittenen Gruppen und umfasst Prozessauswahl, Treffen zur Einleitung der Hackathon-­Arbeiten und einige Face-to-Face-Sitzungen für Developers.

Es gibt also eine Gruppe für Fortge­schrittene und eine für Neulinge? Genau. Wir nennen die beiden Ansätze «RPA-Taschenmesser» und «RPA-Werkzeug­kasten». Beide lassen sich je nach Kundenbedürfnis kombinieren: Über die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, eben dem Taschenmesser für Nicht-Hacker, kann jeder seine täglichen Routinearbeiten selbstständig automatisieren und sich auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren. Mit dem «Werkzeugkasten» lassen sich die Aktivitäten der Nicht-Hacker durch die Profis überwachen, auswerten und allenfalls in umfassendere Vorhaben überführen.

Zusammengefasst

Interesse an einem Hackathon mit UiPath und ti&m?
Überlegungen zu folgenden Punkten helfen, ein klares Ziel und den Nutzen eines RPA-Hackathons zu formulieren:

1. Beurteilen Sie grundsätzlich, ob Sie in diese Art von Mitarbeiterbeteiligung investieren möchten.
2. Definieren Sie Ihre Erwartung bezüglich des Nutzens für die Organisation, die Mitarbeitenden, die Führungskräfte, die IT-Abteilung und die Kunden.
3. Klären Sie Ihre Möglichkeiten zum Ablauf und den notwendigen Support durch Kader Ihrer Organisation.

ti&m special E-Government
Wie steht es um die digitale Transformation des Service public? In unserem Magazin ti&m special haben wir bei weiteren Digitalisierungsexpertinnen und -experten aus Politik und Verwaltung nachgefragt. Zum Download