Wie sich die Stadt Zürich digitalisiert

Die Zürcher Stadtverwaltung zählt knapp 30’000 Mitarbeitende und umfasst neben der klassischen Verwaltung auch die Verkehrsbetriebe, das Stadtspital oder das Elektrizitätswerk (ewz). Die Verwaltung verändert sich – sie wird digitaler. Nicht erst seit der Corona-Pandemie unterstützt der Zürcher Stadtrat die Digitalisierung und Modernisierung konsequent. Ende 2018 beschloss er die Strategie «Smart City
Zürich» und in der Folge drei Schwerpunkte, welche die Strategie in der Umsetzung unterstützen. Damit gab der Stadtrat der Digitalisierung einen umfassenden Rahmen und eine stadtweite Richtung. Obwohl die Stadt Zürich die Corona-bedingte Umstellung ins Homeoffice weitgehend problemlos meisterte, zeigte die Pandemie weitere Handlungsfelder in der digitalen Transformation auf. Der Stadtrat beschloss im letzten Juni deshalb ein weiteres Digitalisierungsprogramm: Mit «Digi+» soll die Digitalisierung in den Departementen und Dienstabteilungen weiter verstärkt werden.

Die Anstrengungen der letzten Jahre zeigen nun Ergebnisse. Es wurden nicht nur neue Technologien und Methoden wie KI oder ein LoRa-Netz für IoT-Anwendungen stadtweit eingeführt und genutzt, es zeigen sich auch neue Angebote und Möglichkeiten für die Bevölkerung und für die städtischen Mitarbeitenden. Auf einige Themen gehe ich im Folgenden exemplarisch ein.

Online-Services für die Bevölkerung
2018 wurde «Mein Konto», der zentrale Zugang zu den Online-Services der Stadt Zürich, lanciert. Über diesen Zugang können die Bevölkerung und Unternehmen Services der Stadt Zürich beziehen. Zu den bisher rund 40 aufgeschalteten Angeboten gehören beispielsweise das Verwalten der eigenen Steuern oder der Kinderbetreuung, das Bewerben für die städtischen Wohnungen oder Parkkarten, die Umzugsmeldung oder das Buchen eines Trautermins.

Mit «Mein Konto» haben die Einwohnerinnen und Einwohner der Stadt Zürich und Unternehmen einen zentralen Zugang zu den Online-Services.

Bereits rund 130’000 registrierte Nutzerinnen und Nutzer zählt «Mein Konto», Tendenz weiterhin stark steigend. Seit Februar 2021 kann man sich mit der App «Zürich Access» passwortlos in «Mein Konto» einloggen. Für die Stadt Zürich sind Online-Services nicht nur eine Möglichkeit, der Bevölkerung Dienstleistungen rund um die Uhr anzubieten, sondern auch, interne Prozesse zu vereinfachen. Insofern werden mit der Lancierung von Online-Angeboten immer auch interne Prozesse effizienter gestaltet. Neben der Realisierung von weiteren Online-Services arbeiten wir auch an der Modernisierung des städtischen Webauftritts. User Journeys sollen vereinfacht, Online-Services und Informationsangebote noch besser aufeinander abgestimmt und integriert werden.

Mobiles und flexibles Arbeiten ermöglichen
Mit dem Programm «Arbeitsplatz der Zukunft» wird der städtische Workplace komplett überarbeitet und modernisiert. Die städtischen Mitarbeitenden sollen zeitgemässe digitale Instrumente für die Zusammenarbeit nutzen und flexibel arbeiten können, beispielsweise im Homeoffice. Die OIZ hat im letzten Juni als ersten Schritt stadtweit Microsoft Teams ausgerollt und machte damit eine Chat- und Videokonferenz­lösung für alle verfügbar. In weiteren Etappen planen wir ab Frühjahr 2022 den Einsatz von Exchange Online, die Migration der Share-Point-Arbeitsräume in die M365-Welt und die Freischaltung weiterer Anwendungen aus der M365-Familie wie Microsoft Stream, Forms oder Power Platform. Umfangreiche Datenschutz- und rechtliche Aspekte sind dabei selbstverständlich einzuhalten. Daneben wurden und werden diverse stadtweite Prozesse digitalisiert, etwa HR- oder Kreditorenprozesse.

Innovation fördern, Wissen ausbauen und Kultur verändern
Zur Unterstützung der digitalen Transformation haben wir mehrere Massnahmen angestossen. Mit seinem Programm fördert das «Smart City»-Team die Innovationskultur der städtischen Mitarbeitenden. Dazu gehören ein «Smart City Lab», ein kreativer Arbeitsort und Treffpunkt für städtische Mitarbeitende und Externe wie Unternehmen, Hochschulen oder Start-ups, der «Innovationskredit», um innovative Projekte zu fördern, oder «Stadt­boxen», mit denen Mitarbeitende eigene Ideen eingeben und weiterverfolgen können. Zur Unterstützung der Einführung des Programms «Arbeitsplatz der Zukunft» haben wir ein temporäres Team an Community-Managern aufgebaut, das die rund 400 städtischen Superuser betreut und mit Instrumenten wie beispielsweise internen Webinaren Wissen in die städtischen Organisationen trägt. Mit dem Programm «Züri digital» fördern wir stadtweit die Digitalisierungskompetenzen der Mitarbeitenden. Grundlage ist ein Self-Check, mit dem die Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten online testen können. Darauf aufgebaut ist ein Angebot aus Webinaren und Selbstlernangeboten, etwa zu Themen wie «OneNote», dem Umgang mit Phishing-Mails oder auch zu Themen wie «Digital Wellbeing» oder «Führen auf Distanz». Speziell für die städtischen Führungskräfte bieten wir Peer-to-Peer-Webinare, Online-Diskussionsrunden oder Geschäftsleitung-Schulungen. Für Mitarbeitende, die sich vertieft mit der Digitalisierung auseinandersetzen, gibt es zusätzliche Vernetzungsmöglichkeiten, eine stadtweite Vorhabensdatenbank und Möglichkeiten für den Know-how-Transfer.
Die digitale Transformation ist in der Stadt Zürich zu einem bestimmenden Thema geworden. Und sie wird es in den nächsten Jahren bleiben. Die erfolgreiche Umsetzung gelingt uns nur, wenn wir auf die Balance von Technik, Mensch und Kultur achten.

ti&m special E-Government
Wie steht es um die digitale Transformation des Service public? In unserem Magazin ti&m special haben wir bei weiteren Digitalisierungsexpertinnen und -experten aus Politik und Verwaltung nachgefragt. Zum Download