RPA Anwendungsbeispiele: Beschleunigung digitaler Transformation

Die Schweiz ist ein Dienstleistungsland, 2020 wurden 73,3% der Bruttowertschöpfung im tertiären Sektor erwirtschaftet hat. Angestellte beschäftigen sich täglich damit, Daten von einem System in ein anderes zu überführen, Rechnungen zu schreiben, Terminserien zu pflegen oder andere repetitive Arbeiten zu erledigen. Diese Tätigkeiten sind zwar wichtig für das Funktionieren des Betriebs, für die Angestellten jedoch kaum herausfordernd. Die dafür aufgewendete Zeit fehlt dann dort, wo die Innovationskraft und Fähigkeiten der Arbeitnehmer tatsächlich benötigt wird: im Erarbeiten von Mehrwerten für ihre Firma.

RPA – mehr Motivation und weniger Fehler?

Die repetitiven Arbeiten führen mittelfristig zu gelangweilten und unterforderten Mitarbeitern. Eine Studie von «udemy for business» (ein führendes Onlineportal für Erwachsenenbildung) aus dem Jahr 2016 zeigt, dass 42% der unterforderten Arbeiter sich einen Firmenwechsel wünschen. Dabei geben 79% die Unterforderung als Hauptgrund für ihren Wechselwunsch an. Ausserdem sind gelangweilte Angestellte weniger motiviert und machen dadurch mehr Fehler.

Als Firma haben Sie also das grösste Interesse, das Potenzial ihrer Mitarbeiter zu entfalten, indem sie ihnen die monotonen Tätigkeiten abnehmen und mehr Freiraum zum Einsatz ihrer Fähigkeiten schaffen. Genau hierbei kann sie die Robotic Process Automation unterstützen.

Was ist Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation, kurz RPA, nennt sich der Einsatz virtueller Roboter (häufig Bots genannt), welche die automatisierte Abarbeitung wiederkehrender Prozesse ermöglicht. Anders als hochkomplexe Lösungen, welche tief in eine Umgebung integriert werden müssen und dadurch hohe Kosten verursachen und spezifisches Anwender-Know-how benötigen, lassen sich die Bots innert kürzester Zeit umsetzen und liefern dem Anwender sofort eine Hilfe, ohne aufwändige Schulungen durchzuführen.

Anwendungsbeispiel RPA: Extrahieren, verarbeiten und einsetzen von Daten

Bots bedienen dieselben Benutzeroberflächen wie die Arbeitnehmer es ebenfalls tun und können Daten aus mehreren Programmen extrahieren, verarbeiten und in einem weiteren Programm einsetzen. Da hier kein neues System gebaut wird, sondern etablierte Software automatisch bedient wird, ist für den Arbeitnehmer so jederzeit nachvollziehbar, was genau gemacht wurde. Der Bot arbeitet auf einem virtuellen Desktop auf dem Rechner des Users oder in der Cloud und blockiert dabei den Anwender nicht, er kann parallel an etwas anderem arbeiten, was seine Fähigkeiten besser einsetzt. Der Bot ist also wie ein virtueller Mitarbeiter, der Hand in Hand mit seinem menschlichen Kollegen zusammenarbeitet.

Weiteres Anwendungsbeispiel: Wie ein Bot unsere HR-Abteilung unterstützt

Robotic Process Automation lässt sich am besten dort einsetzen, wo voraussehbare Datenverarbeitung stattfindet. In der ti&m haben wir eine Lösung entwickelt, welche die zwei jährlichen Mitarbeitergespräche automatisch koordiniert. Dabei macht der Bot jährlich über tausend Einladungen, die sonst ein Mitarbeiter manuell hätte pflegen müssen. Er versendet initiale Einladungen an alle Mitarbeiter gemäss der Verfügbarkeiten des HR-Spezialisten und Angestellten, erstellt bei einer Ablehnung neue Vorschläge und reagiert auf Termin-Gegenvorschläge. Dieser ansonsten sehr aufwändige Koordinationsprozess wird nun vollständig durch einen Bot abgewickelt. Dies ermöglicht unserer HR-Abteilung nun, mehr Zeit in die tatsächlichen Gespräche und daraus resultierenden Verbesserungsinitiativen zu investieren.

Wie auch Sie vom Automatisierungspotenzial Ihrer Firma profitieren können

Damit auch Sie bei sich das Potenzial der Prozessautomatisierung entfalten können, bietet die ti&m verschiedene Bausteine an. Dieses umfasst einen Kickstart Workshop, Coaching und natürlich die Implementierung und der Betrieb der Bots selbst. Für Unternehmen mit fortgeschrittener Prozessautomatisierung unterstützen wir auch beim Aufbau eines «Center of Excellence».  Dieses ist dafür zuständig, die digitale Transformation im Unternehmen zu unterstützen, indem es hohe Standards für Governance, Compliance und Sicherheit sicherstellt und gleichzeitig auch als Know-how-Träger im Unternehmen dient.

Beim Kickstart Workshop vertiefen wir das Know-how und Bewusstsein in Ihrem Unternehmen im Bereich der Automatisierung und Prozessoptimierung. Dabei werden Prozesse identifiziert, welche sich besonders für die Automatisierung eignen. Gleichzeitig werfen wir einen Blick auf die umliegenden Arbeitsabläufe, um weitere Verbesserungen in der Wertschöpfungskette zu identifizieren. Hier kommen Methoden aus dem «Business Process Management» zum Zuge. Das Resultat des Workshops ist eine Liste von möglichen Use Cases und Highlevel Anforderungen. Nach einer Selektion des gewinnbringendsten Prozesses können wir innert kürzester Zeit einen Piloten aufsetzen, so dass Sie und Ihr Team schnell von der freigewordenen Zeit profitieren können.

Hier erfahren Sie, wie wir Sie bei der Einführung von RPA in Ihrem Unternehmen unterstützen können.